نحن نفهم التحدي المتمثل في تخطيط الأحداث ، بعد أن استضفنا الآلاف من الأحداث لعملائنا. منذ البداية ، يجب على مخطط الحدث الحفاظ على التنظيم ، وإدارة العديد من المسؤوليات ، وارتداء العديد من القبعات. الهدف الأكثر أهمية خلال كل مرحلة من مراحل التخطيط للحدث هو الحفاظ على الدورة وتحقيق جميع أهداف الحدث التي تم تحديدها في البداية.

إذا كنت تقوم بتنظيم حدث هجين أو شخصي أو افتراضي ، فسيكون هذا الدليل بمثابة نقطة انطلاق مثالية. لقد أنشأنا هذا الدليل لمساعدتك في التخطيط للحدث الخاص بك ، من اليوم الافتتاحي إلى دعوة الستار.

الفصل 1: ما هو التخطيط للحدث؟

يؤكد تخطيط الحدث على كل مهمة أو نشاط يجب على منظم الحدث إكماله قبل استضافة حدث استثنائي. يشير هذا إلى العملية الشاملة لتنظيم الحدث والإشراف على جميع مكوناته. بالإضافة إلى ذلك ، يشمل ذلك تحديد تاريخ ، ووضع جدول أعمال ، وتحديد المتحدثين ، والترويج للحدث لجمهور أوسع ، والعديد من المهام الأخرى.

يمكن أن يكون بدء عمل تخطيط الحدث مهمة هائلة إذا كان المرء غير متأكد من أين يبدأ. يمكن تبسيط عملية تخطيط الفعاليات من خلال التعاون مع الفريق المناسب والاستثمار في الأدوات المناسبة. سيُطلب منك تطوير خطة الحدث وتنظيم مساعيك لتخطيط الحدث وفقًا لذلك ، بغض النظر عما إذا كنت تنظم معرضًا للوظائف أو معرضًا تجاريًا أو مؤتمرًا.

إدارة الأحداث مقابل تخطيط الأحداث

على الرغم من علاقتهما الوثيقة ، فإن إدارة الأحداث وتخطيط الأحداث تشمل جوانب متميزة من تنسيق الأحداث.

التصميم والخدمات اللوجستية التي تسبق الحدث هي المحور الأساسي لتخطيط الحدث. يتم تضمين مهام مثل اختيار الموضوعات ، واختيار الأماكن ، وتنسيق الترفيه ، وترتيب تقديم الطعام. وهو ينطوي على تنظيم كل التفاصيل بدقة لضمان تحقيق مفهوم الحدث، وبالتالي إنشاء الساحة لهذا الحدث.

من ناحية أخرى ، تتعلق إدارة الأحداث بتنفيذ وتشغيل الحدث نفسه. ويترتب على ذلك الإشراف على التشغيل الفعال للحدث، وحل أي حوادث قد تنشأ، وضمان تنفيذ جميع مكونات خطة الحدث بكفاءة. في حين أن التخطيط ينطوي على تطوير مخطط ، فإن الإدارة تنطوي على تنفيذ هذا المخطط وإدارة ديناميات الحدث في الوقت الحقيقي.

ما هو تعريف خطة الحدث؟

في حال كنت جديدًا في إدارة الأحداث وتخطيط الأحداث ، فإن الخطوة الأولى هي إنشاء خطة حدث. قبل البدء في أي عمل على الأرض ، خطة الحدث هي المكان الذي يتم فيه حل جميع التفاصيل.

يمكن أن تتضمن عملية تخطيط الأحداث عدة خطوات متميزة ، ويمكن لخطة شاملة أن تسهل التنقل بشكل أكثر كفاءة. أولاً ، قم بتجميع قائمة شاملة بجميع المهام التي تعتقد أنها ضرورية. يجب أن تتضمن قائمة هذه المهام حتى أكثر التفاصيل دقة. بعد ذلك ، قم بإنشاء مخطط يحدد المراحل الثلاث لتخطيط الحدث الخاص بك:

• التخطيط قبل الحدث
• الأشياء التي يجب القيام بها أثناء أيام الحدث
• خطط ما بعد الحدث

البدء في تنظيم قائمة المهام الشاملة الخاصة بك في المرحلة المناسبة من عملية التخطيط للحدث الخاص بك سيكون الآن أكثر بساطة. يمكن لخطة الحدث الأساسية هذه تفكيك جميع المهام ، مما يسمح لك بالتركيز على مهمة أو مرحلة واحدة في كل مرة مع إكمال كل شيء بطريقة منظمة.

ما هي العناصر التي يجب دمجها في خطة الحدث؟

من أجل ضمان عدم إغفال أي تفاصيل ، يجب أن تكون خطة الحدث مفصلة بما فيه الكفاية. ومع ذلك، من الحتمي أن تكون العملية مباشرة وفورية لجميع الأطراف. بالنسبة لأولئك الذين لا يعرفون أي مكونات خطة الحدث الخاصة بهم يجب تضمينها أو استبعادها ، فإن ما يلي هو قائمة أساسية تعمل كنقطة انطلاق:

• ابدأ نشاطك في التخطيط للحدث من خلال تحديد الهدف الأساسي للحدث. أهم جزء من المعلومات التي يجب عليك الاحتفاظ بها باستمرار هو هذا.
• يرجى تقديم أسماء أو معلومات الاتصال لجميع الأفراد الذين ساهموا في التنفيذ الناجح للحدث الخاص بك. ويمكن أن يشمل ذلك البائعين وممثلي الشركات والموظفين والرعاة وما إلى ذلك.
• الخطوة التالية هي تسجيل التفاصيل الأساسية للحدث الخاص بك ، بما في ذلك التاريخ والمكان والجدول الزمني.
• يمكن إنشاء قائمة بجميع الأدوار والمسؤوليات التي قمت بتعيينها للأفراد لتبسيط العملية لموظفيك. تأكد من أن أيًا من موظفيك لا يشغلون وظائفهم ، بغض النظر عما إذا كنت تنظم حدثًا شخصيًا أو هجينًا أو افتراضيًا.
• العلاقات العامة والتسويق هي عناصر لا غنى عنها في تخطيط الأحداث. لذلك ، تأكد من أن خطة الحدث الخاصة بك تتضمن استراتيجية للعلاقات العامة والتسويق.
• يمكن تحديد قدر كبير من نطاق الحدث الخاص بك من خلال ميزانيتك والتأمين. يمكن أن يكون الحدث الخاص بك أكبر بكثير مع زيادة ميزانيتك أو التغطية التأمينية. وبالتالي ، يجب أن تتضمن خطة الحدث الخاصة بك خطة الميزانية وتفاصيل التأمين.

ما هي المبادئ الأساسية الخمسة لتخطيط الأحداث؟

يحتاج مخططو الأحداث إلى عدد قليل من القدرات الأساسية لتنفيذ حدث ناجح. يجب عليك الالتزام بخمسة C من إدارة الأحداث ، وهي المفهوم والتنسيق والتحكم والتتويج والإغلاق ، بغض النظر عما إذا كنت تنظم ندوة أو مؤتمرًا أو معرضًا تجاريًا.

تتكون وصفة لحدث ملحمي وعملية تخطيط سلس للحدث من هذه الخمسة C. بمجرد أن تتقن هذه ، لديك احتمال كبير لتنظيم حدث لا يُنسى وناجح.

المفهوم

إن إنشاء فكرة أو موضوع شامل هو المرحلة الأولى والأكثر أهمية في تنظيم حدث ناجح. إن وضع هدف قبل المضي قدما أمر ضروري. قبل أن تقرر استضافة هذا الحدث ، فكر في دوافعك والفوائد التي تأمل في جنيها.

التنسيق

يبدأ التحضير للحدث الفعلي نفسه في المرحلة الثانية. إدارة الخدمات اللوجستية للمشروع وبنائه من أسفل إلى أعلى هي كلا الجانبين من جوانب التنسيق. في هذه المرحلة ، يمكنك التخطيط للتفاصيل اللوجستية ، مثل الموقع والجدول الزمني والترفيه وجلسات مكبر الصوت وما إلى ذلك.

التحكم

ثالثًا ، من وجهة نظر عالية ، يجب أن تفهم وتدير جوانب الحدث العديدة. على طول الطريق من خلال عملية التخطيط للحدث ، سيقوم المنظمون بهذه الخطوة. إدارة الموظفين وواجباتهم، والسيطرة على الميزانية، وتخصيص الموارد، وإدارة الوقت، وما إلى ذلك، كلها أمثلة على ما يمكن تضمينه.

الختام

التتويج هو كل ما عليك القيام به في يوم الحدث. يمكن أن يكون يوم الحدث ساحقًا ، وإذا لم يكن لديك خطة ، فقد تكون فوضى تامة. هذا هو اليوم الذي كان فريقك يعمل بجد من أجله وهناك الكثير من الركوب عليه. هذه الخطوة من تخطيط الأحداث هي المكان الذي يكون فيه التواصل هو المفتاح لأنه ينطوي على التعامل مع جميع الخدمات اللوجستية ووضع خطط الطوارئ في حالة حدوث أي خطأ.

الإغلاق

عادة ما تكون المراحل النهائية من الحدث هي أنشطة ما بعد الحدث. في مراحل الإغلاق ، يمكن لمنظمي الأحداث مسح مدفوعات البائعين المتميزة ، وجمع بيانات الحدث ، وطلب ملاحظات الحضور. تدور هذه المرحلة حول إغلاق المتجر وحساب مدى نجاح عملية التخطيط للحدث بالكامل. هذا هو الوقت المثالي لرعاية الاتصالات التي قمت بها لتحسين الأعمال أو الحفاظ على المشاركين بما فيه الكفاية للأحداث المستقبلية. في مراحل الإغلاق ، يمكنك الوصول إلى جهات الاتصال ، وإعادة توظيف محتوى الحدث وتوزيعه من خلال وسائل أخرى ، والحفاظ على المهتمين من خلال بناء مجتمع وسائل التواصل الاجتماعي ، إلخ.

الفصل 2: كيفية التخطيط لحدث

يمكن أن يساعدك وضع خطة خطوة بخطوة في بداية رحلة التخطيط للحدث على فرز كل شيء من البداية. يمكن أن تساعدك قائمة التحقق من الأحداث في التركيز على خطوة واحدة في كل مرة حتى لا تضيع في محاولة لإنهاء المهام الممتدة.الحدث في التركيز على خطوة واحدة في كل مرة حتى لا تضيع في محاولة إنهاء المهام الموسعة.

تابع القراءة للعثور على جميع الخطوات التي يجب عليك إضافتها إلى خطة الحدث الخاصة بك والحصول على مخطط حدث رائع يجعل الأمور أسهل.

10 خطوات للتخطيط لحدث

بدءًا من ذلك ، فإن تضييق تخطيط الحدث الخاص بك ينخفض إلى عشرة أصوات فقط مستحيلة. ومع ذلك ، كل ما عليك القيام به هو التفكير في الصورة الأكبر وما يجب القيام به. بعد ذلك ، يمكنك تقسيم هذه الخطوات إلى مهام فردية أخرى.

يمكن أن يساعدك هذا الدليل في تضييق الخطوات العشر الأساسية لعملية التخطيط للحدث. لنبدأ:

1. حدد أهداف الحدث الخاص بك

الخطوة التالية في تخطيط الأحداث ، بعد أن يكون لديك هدف ، هي إعداد ميزانية الحدث. إذا كنت لا تعرف مقدار المال الذي تسمح لنفسك بإنفاقه على كل خطوة من خطوات عملية التخطيط للحدث ، فمن المحتمل أن تنفق مبالغ زائدة. من المهم وضع خطة لنفسك ولموظفيك حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من الأموال التي تنفقها.

بعض الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها عند وضع ميزانية الحدث هي:

• إطلاق منتج جديد
• توظيف موارد جديدة
• تعظيم الحضور
• تثقيف جمهورك حول اتجاه معين في الصناعة
• بيع خدمة أو منتج
• استقطاب العملاء المحتملين المؤهلين
• تعزيز اتصال أعمق مع العملاء الحاليين
• التواصل وبناء علاقة مع أقرانك
• زيادة ظهور العلامة التجارية والوعي بها.
• توفير منصة للنمو الشخصي والمهني

3. اختر نوع الحدث أو نموذج التسليم

بمجرد أن يكون لديك هدف الحدث الرئيسي وتضع أيضًا ميزانية ، سيكون هناك مستوى معين من الوضوح في ما تريد تحقيقه. لذلك ، الآن هو أفضل وقت لاختيار الطريقة التي تريد استضافة هذا الحدث. هناك ثلاثة أنواع رئيسية للاختيار من بينها:

الأحداث الافتراضية هي على الانترنت تماما، وقد استخدمت كوسيلة يمكن الوصول إليها ومريحة لأحداث استضافة للمنظمات في جميع أنحاء العالم. الأحداث عبر الإنترنت أقل تكلفة بكثير مقارنة بالأحداث التقليدية الشخصية. علاوة على ذلك ، فإنها تقلل أيضًا من البصمة الكربونية ، وتخلق إمكانية الوصول العالمي ، وتقلل من العديد من القضايا اللوجستية.

• صنف جميع نفقاتك إلى الأكثر أهمية والأقل أهمية حتى تتمكن من اتخاذ قرارات أفضل إذا كان المال ضيقًا.
• ابحث عن البائعين وقم بتقدير التكاليف قبل أن تبدأ.
• ضع في اعتبارك التكاليف المخفية، وأي رسوم إضافية محتملة، أو تكاليف أخرى متنوعة.
• حدد جميع مصادر دخلك من الحدث لحساب عائد الاستثمار بشكل أفضل.
• ابق واقعيًا قدر الإمكان واستخدم الحدود العليا لجميع التقديرات التي تضعها في ورقة الميزانية الخاصة
  بك.

يعتمد نطاق وحجم الحدث الخاص بك بشكل كبير على ميزانية الحدث.
تتيح لك ميزانية الحدث إنشاء خطة رئيسية حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة مما لديك. على سبيل المثال، قد يكون من الأسهل
تحديد نموذج تقديم الحدث الخاص بك، والإنفاق التسويقي، وعدد الأشخاص الذين يمكنك دعوتهم أو توظيفهم، والمزيد.

3. اختر نوع الحدث أو نموذج التقديم

بمجرد أن يكون لديك هدف رئيسي للحدث وتعيين ميزانية أيضًا، سيكون هناك بعض الوضوح فيما تريد تحقيقه. لذا، الآن هو أفضل وقت
لاختيار الطريقة التي تريد بها استضافة هذا الحدث. هناك ثلاثة أنواع رئيسية من الأحداث للاختيار من بينها:

الأحداث الافتراضية هي أحداث تتم
عبر الإنترنت بالكامل، وقد استُخدمت كوسيلة سهلة الوصول ومريحة لاستضافة الأحداث للمنظمات في جميع أنحاء العالم. تعد الأحداث
عبر الإنترنت أقل تكلفة بكثير مقارنة بالأحداث التقليدية التي تُقام شخصيًا. علاوة على ذلك، فهي تقلل أيضًا من البصمة
الكربونية، وتخلق وصولاً عالميًا، وتقلل من العديد من المشكلات اللوجستية.

الأحداث الشخصية هي الطريقة
التقليدية لاستضافة الأحداث حيث يتعين على الحاضرين التنقل إلى موقع مادي ليكونوا جزءًا من الحدث. تكلف هذه الأحداث المزيد
من المال ولكنها تقدم تجربة أكثر شخصية وتفاعلية. علاوة على ذلك، يمكن لأحدث تقنيات الأحداث الشخصية أن تقدم تجارب مبسطة
للحاضرين مثل عمليات تسجيل الوصول السريعة وطباعة الشارات والتواصل والمشاركة في الموقع.

الأحداث الهجينة هي الأفضل من كلا
العالمين. فهي تجمع بين الأحداث الشخصية والافتراضية وتقدم تجربة لا مثيل لها. يمكن أن تحدث بعض أجزاء الحدث عبر الإنترنت،
بينما يمكن أن تحدث بعض الأجزاء شخصيًا. بهذه الطريقة، لا يزال بإمكان الحاضرين من جميع أنحاء العالم الوصول إلى جلسات الحدث
ومحتواه مع فتح فرص التواصل للحاضرين شخصيًا أيضًا.

4. قم ببناء فريقك

الآن ، يمكنك البدء في إنشاء فريق أحلامك للخطوات التالية من تخطيط الأحداث. يمكن أن يكون لدى اللجنة المنظمة مجموعة من الأعضاء المختلفين والموظفين الفنيين والمسوقين وحتى المتطوعين. يجب على الفريق بأكمله العمل معًا لبناء حدث ناجح.

إذا لم يكن فريقك على ما يرام ، فقد تصبح عملية التخطيط للحدث أكثر صعوبة بالنسبة لك. لذلك ، تأكد من اختيار أفضل الأشخاص الذين لديهم شغف بالأحداث. سيعمل الأشخاص الأكثر حيلة معك لبناء حدث أحلامك.

بمجرد أن يكون لديك فريق ، ستحتاج أيضًا إلى تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم. هذا أمر بالغ الأهمية حتى لا يخطو أحد على أصابع قدم شخص آخر وكل شيء يسير بسلاسة. علاوة على ذلك ، هذه أيضًا فرصتك لتفويض العمل بكفاءة حتى لا يكون أحد مرهقًا.

5. ابحث عن البائعين وتحقق منهم

سواء كنت تستضيف حدثًا شخصيًا أو هجينًا أو افتراضيًا ، فستحتاج إلى قائمة ببائعين مختلفين لأنشطة الأحداث المختلفة. للحصول على حدث افتراضي ، تحتاج إلى العثور على برنامج تسجيل الأحداث وتذاكر السفر ، وبرامج إدارة الأحداث ، ومنصة استضافة. قد تحتاج أيضًا إلى العثور على أدوات التسويق وفحص جميع هؤلاء البائعين.

تحتاج الأحداث الشخصية والهجينة إلى بذل أكبر جهد في هذه المرحلة من التخطيط للحدث لأن الطبيعة المادية للحدث تتطلب المزيد من الخدمات في الأيام الحية. على سبيل المثال ، ستحتاج إلى خدمة تقديم الطعام ، وشركة أمنية ، وبائعي A / V ، إلخ.

تعد عملية التدقيق للبائعين لأي حدث أمرًا بالغ الأهمية للتأكد من اختيار الأشخاص المناسبين. إليك بعض النصائح المهمة التي يجب مراعاتها:

إن عملية التحقق من البائعين لأي حدث أمر بالغ الأهمية للتأكد من اختيارك للبائعين المناسبين. وفيما يلي بعض النصائح المهمة
التي يجب أن تأخذها في الاعتبار:

• قارن معدلات عدد قليل من البائعين المختلفين واجمع محافظهم في بداية بحثك. ثم اختر الأفضل بناءً على خدماتهم ورسومهم.
• اقرأ المراجعات عبر الإنترنت لجميع البائعين الذين قمت بقائمة مختصرة واتخذ قرارًا مستنيرًا.
• الحفاظ على خدمة العملاء كأولوية قصوى عند اختيار مزود الخدمة.
• قد يقدم بائع معين مجموعة من الخدمات ، ومع ذلك ، هذا لا يعني أنهم سيكونون الأفضل في كل منهم. تأكد من اختيار البائعين الذين هم خبراء في الخدمة التي تقوم بتوظيفهم لها.
• اسأل جميع البائعين عن تسجيلاتهم وتراخيصهم قبل توقيع عقد معهم.
• قراءة وإعادة قراءة العقد عدة مرات قبل التوقيع للتأكد من أن جميع i’s منتشرة ويتم تجاوز t.
• إذا كنت تقوم بتوفير مورد من خلال الإحالة ، فتأكد من بذل العناية الواجبة.

6. البحث عن المتحدثين والرعاة

واحدة من أهم خطوات تخطيط الحدث هي العثور على المتحدثين والرعاة للحدث الخاص بك.

الرعاية هي واحدة من أفضل الطرق لتوليد الإيرادات في أي حال من الأحوال. يمكنك تقديم الرعاة مجانا، واستضافة جلسة حية معهم، أو حتى توفر لهم مساحة لوضع الشعارات والعلامات التجارية. سيتعمق دليل تخطيط الأحداث هذا في كيفية العثور على الرعاة وكيفية تحقيق الدخل من الحدث الخاص بك لاحقًا.

يمكن أن يكون المتحدثون أحد أكبر أبرز الأحداث. غالبًا ما يأتي الحاضرون إلى الأحداث للاستماع إلى متحدث خبير أو كلمة رئيسية من المشاهير. لذا ، يمكن أن يكون العثور على المتحدثين المناسبين لحدثك أمرًا بالغ الأهمية لإضافة المزيد من القيمة إلى حدثك ، وتعزيز الحضور ، وزيادة مشاركة الحدث.

7. إنشاء جدول أعمال الحدث

الآن هو الوقت المناسب للبدء في التخطيط للأنشطة الخاصة بك وبناء جدول الأعمال. من اليوم الأول من الحدث إلى آخر ، يتطلع الحاضرون إلى اكتساب قيمة لوقتهم. لذا ، تأكد من أن لديك شيئًا ما في متجر لجمهورك ولا تضيع وقته.

يمكن أن يكون جدول الأعمال مفيدًا في خلق تدفق جيد لحدثك وإضافة مزيج من أنشطة التعلم والمشاركة والمرح. إليك كيف يمكنك إنشاء جدول أعمال للحدث التالي:

1. معرفة مدة الحدث الخاص بك. يمكن أن يكون في أي مكان من بضع ساعات إلى بضعة أيام. سيوفر هذا إطارًا أساسيًا لجدول أعمال الحدث الخاص بك.
2. قم بوضع قائمة بجميع الأنشطة الأكثر أهمية التي ترغب في إضافتها إلى الحدث الخاص بك. على سبيل المثال ، ملاحظة ترحيبية ، جلسة رئيسية ، حلقات نقاش الخبراء ، غرف الاختراق ، الألعاب ، استراحات الغداء ، إلخ.
3. الآن ، قم بتخصيص وقت لكل نشاط بحيث يمكنك تقسيم يوم الحدث وفقًا لذلك.
4. اعتمادًا على أهمية النشاط أو الجلسة ، قم بتخصيص مكان الوقت الرئيسي لهم. على سبيل المثال ، تحدث جلسات المتحدث الرئيسية خلال منتصف النهار أو في نهاية كل يوم للحصول على أكبر قدر من الجر.
5. تأكد من إضافة فترات راحة كبيرة في منتصف الجلسات لمنح الحاضرين متنفسًا تشتد الحاجة إليه. يمكنك فصل الجلسات المهمة باستراحة غداء أو نشاط جماعي ممتع لتجديد شباب الجمهور.
6. أضف بعض الفواصل في منتصف الجلسات لتعويض التأخير أو الجلسات التي تمتد.

نصيحة: حدد بعض الوقت لمراجعة جدول الأعمال للمرة الأخيرة لتعديل أي تغييرات في اللحظة الأخيرة على الحدث. يجب عليك مشاركة جدول الأعمال مع جميع الرعاة أو العارضين أو المتحدثين أو أي أصحاب مصلحة آخرين في الحدث الخاص بك مسبقًا حتى يمكن التعامل مع أي تناقضات في الوقت المناسب.

8. إنشاء خطة تسويق

تخيل أنك قد صممت واحدة من أكثر الأحداث المدهشة مع الكثير من جلسات المتحدث الرائعة والمحتوى الإعلامي. ولكنك لا تحصل على أي تسجيلات. لا حاجة للقلق لأن خطة تسويق الأحداث المطورة جيدًا يمكن أن تصلح ذلك لك.

يعد التسويق بالحدث مهمة شاقة في حد ذاتها ، ولكن بدونها ، لن يحصل حدثك على الاهتمام الذي يستحقه. هناك عدة طرق مختلفة لتسويق الحدث الخاص بك ، وهنا بعض الوسائط التي يمكنك استخدامها:

• حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني
• قنوات الوسائط الاجتماعية مثل LinkedIn وYouTube وFacebook وما إلى ذلك.
• موقع الويب للحدث
• الإعلانات المدفوعة على وسائل التواصل الاجتماعي وGoogle
• التسويق المؤثر
• تسويق المحتوى
• تحسين محركات البحث

كل جهودك تتلخص في أيام الحدث المباشر. هذا هو الوقت الأكثر أهمية في عملية التخطيط للحدث ، ويمكن أن تدمر خطوة واحدة هنا كل ما عملت بجد لتحقيقه لعدة أشهر.

لذلك ، فإن التخطيط اللوجستي ووضع خطط الطوارئ لأيام الحدث الرئيسية أمر بالغ الأهمية. يجب أن تكون مستعدًا للأسوأ وأن يكون لديك خطة B و C في مكانها أيضًا. لا يمكنك أن تتوقع أن يسير كل شيء بسلاسة ولكن إذا كنت مستعدًا لذلك فلن تصاب بالعمى.

للأحداث الشخصية

تتمتع الأحداث الشخصية والهجينة بمكان مادي وتنطوي على حضور يصلون من مناطق مختلفة إلى وجهة واحدة. لذلك ، فإن الخدمات اللوجستية والتخطيط للحدث هي الأكثر أهمية.

خطط لكيفية وصول المتحدثين والحضور. وهذا يشمل ترتيب وسائل النقل والإقامة وأماكن وقوف السيارات.

تحتاج أيضًا إلى التعاون مع البائعين والموردين للتأكد من أنهم في المكان في الوقت المحدد ، والتأكد من أن جميع المطاعم جاهزة.

تحقق من جميع معدات A / V حتى لا تكون هناك مفاجآت خلال الجلسات المباشرة. يجب أن يكون اتباع جدول الحدث أيضًا أولوية قصوى لأن إدارة الوقت جزء كبير من إدارة حدث ناجح.

يجب عليك وضع مخطط الطابق حتى يعرف جميع العارضين أين من المفترض أن يذهبوا ، خاصة إذا كان المكان كبيرًا إلى حد ما.

للأحداث الافتراضية والهجينة

قد لا تكون الأحداث الافتراضية شاقة فيما يتعلق بالأيام الحية. ومع ذلك ، لا تزال هناك بعض الأشياء المهمة التي يجب عليك القيام بها لتبسيط الحدث.

نظرًا لأن الأحداث الافتراضية يتم استضافتها من خلال منصة عبر الإنترنت ، فإن معظم الفحوصات اللوجستية التي تحتاج إلى القيام بها ستكون اختبارات فنية. لذلك ، انتقل حول النظام الأساسي بأكمله مرة واحدة وتأكد من أن جميع الروابط تعمل ، وقم بتشغيل جلسات اختبار للندوات عبر الإنترنت مع مكبرات الصوت الضيف ، وإزالة أي أخطاء محتملة.

لجعلها تجربة أكثر سلاسة للعارضين والحضور ، يمكنك تشغيل دورات تدريبية معهم مقدمًا. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لنقلهم إلى البيئة الافتراضية خاصة إذا لم يكونوا بارعين في التكنولوجيا.

10. جلسة إحاطة مع تحليلات ما بعد الحدث

إن التخطيط للحدث ينتهي في الأساس بمجرد انتهاء الحدث، ومع ذلك، فهذه ليست الخطوة الأخيرة لمنسقي الحدث الذين يريدون

انتهى تخطيط الأحداث في المقام الأول بمجرد الانتهاء من الحدث ، ومع ذلك ، ليست هذه هي الخطوة الأخيرة لمنسقي الأحداث الذين يرغبون في تحقيق أقصى استفادة منها. هذا هو أفضل وقت لاستخلاص المعلومات فريقك بالكامل من خلال جمع وتحليل بيانات الحدث.

سيقدم معظم مزودي الفعاليات الهجينة والافتراضية لوحة معلومات تحليلات الأحداث المتعمقة. يمكن أن تحتوي هذه على بيانات الحدث مثل عدد المستخدمين الذين قاموا بتسجيل الدخول ، وزيارات المقصورة ، ومشاهدات الويبينار ، ونقرات الرابط ، إلخ. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا جمع المزيد من البيانات من خلال إجراء استطلاعات رأي الجمهور بعد الحدث.

كل هذه البيانات ، إذا تم تحليلها بشكل صحيح ، يمكن أن تقدم رؤى رائعة وقابلة للتنفيذ لمنظمي الأحداث. من أفضل الممارسات دائمًا النظر في تعليقات الجمهور لزيادة تحسين تجارب الأحداث بالنسبة لهم.

مكافأة: قالب تخطيط الحدث

يعد تطوير خطة الحدث الخطوة الأولى الأكثر أهمية لاستضافة حدث ملحمي. حتى إذا كنت تعرف كل ما تحتاج إلى معرفته ، فإن إنشاء خطة فعلية لتخطيط الأحداث قد يستغرق وقتًا وجهدًا. حتى في ذلك الحين ، قد تفوتك شيئًا حاسمًا يمكن أن يجعل حدثك أفضل.

استخدم قالب مخطط الأحداث الخاص بنا للحصول على السبق في تخطيط الحدث وتنفيذه

الفصل 3: كيفية إعداد الحدث الخاص بك

يعد إعداد الحدث أحد أهم أجزاء رحلة تخطيط الحدث. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه الأمور في تشكيل ما إذا كنت حدثًا شخصيًا أو هجينًا أو افتراضيًا. قد يكون إعداد موقع الحدث على الويب ، ومعرفة المكان ، والعثور على البائعين المناسبين ، وبناء وجود على وسائل التواصل الاجتماعي ، الخطوات القليلة الأولى التي تحتاج إلى اتخاذها في هذه المرحلة.

سنتحدث عن عمليات إعداد الأحداث الافتراضية والهجينة والشخصية في بعض الأحيان. ومع ذلك ، إليك بعض الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها بغض النظر عن نموذج تسليم الحدث الخاص بك.
1. إنشاء موقع ويب للحدث
يجب أن يبدأ إعداد الحدث وإنشائه بإنشاء موقع ويب للحدث حيث يمكن للحضور الحصول على آخر التحديثات أو معلومات الحدث أو تفاصيل أخرى. يمكنك أيضًا إنشاء صفحة لعرض جدول أعمال الحدث الخاص بك وجمع التسجيلات.أو تفاصيل أخرى. يمكنك أيضًا إنشاء صفحة لعرض جدول أعمال الحدث وجمع التسجيلات.

يجب أن يركز موقع الحدث على إنشاء الصورة الصحيحة للحدث الخاص بك للحضور ويجب أن يتطابق مع أجواء الحدث الخاص بك. لذلك ، تأكد من اختيار القالب المناسب ، واستخدام شعارات وألوان علامتك التجارية ، وتخصيص موقع الويب لإنشاء تصميم لافت للنظر.

2. بناء قنوات وسائل التواصل الاجتماعي

الشيء التالي الذي عليك القيام به هو البدء في إنشاء صفحة الحدث. يمكنك استخدام LinkedIn أو Facebook أو Twitter أو
Instagram أو قنوات الوسائط الاجتماعية الأخرى للترويج لحدثك. يمكن أن تكون قنوات الوسائط الاجتماعية طريقة رائعة للترويج
للحدث بالإضافة إلى إنشاء اتصالات ذات مغزى مع جمهورك.

الشيء التالي الذي عليك القيام به هو البدء في إنشاء صفحة الحدث. يمكنك استخدام LinkedIn أو Facebook أو Twitter أو Instagram أو قنوات التواصل الاجتماعي الأخرى للترويج لحدثك. يمكن أن تكون قنوات التواصل الاجتماعي طريقة رائعة للترويج للفعاليات بالإضافة إلى إنشاء اتصالات ذات مغزى مع جمهورك.

يمكن أن يؤدي بناء قنوات التواصل الاجتماعي هذه إلى وضع الأساس لبناء مجتمع حول الحدث الخاص بك أيضًا. يمكنك دمج أدوات مثل  PalmFairs LinkedIn وتعزيز مشاركة الحضور. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا تشغيل الإعلانات المدفوعة من خلال وسائل التواصل الاجتماعي هذه بمجرد أن تكون في مراحل التسويق لخطة الحدث الخاصة بك.

3. أنشئ حسابًا لحجز التذاكر والترويج لها. عملية التسجيل

بعد ذلك ، ستحتاج إلى إعداد نظام تذاكر للحدث الخاص بك. سواء كان الحدث الخاص بك مجانيًا للحضور أو لديه تذكرة بأسعار ، يمكن أن يسمح لك نظام حجز التذاكر والتسجيل بإعداد صفحة تسجيل أو مستويات تسعير التذاكر أو طباعة التذاكر أو تسجيل الوصول إلى الحضور في حدث ما.

أحد الأشياء الأولى التي ستحتاج إلى القيام بها هو إعداد نموذج تسجيل. سيساعدك نموذج التسجيل الفعال في الحصول على المعلومات الصحيحة من الحضور ثم استخدام البيانات لإنشاء تجربة حدث رائعة لهم. يمكن أن تتضمن نماذج التسجيل للتذاكر الفعلية أيضًا الصور أو تفضيلات الوجبات.

إعداد حدث افتراضي

الآن ، دعنا نتحدث عن إعداد حدثك الافتراضي لأن هناك أشياء معينة ستحتاج إلى القيام بها بشكل مختلف. أولاً ، تحتاج إلى اختيار منصة حدث افتراضي لاستضافة الحدث الخاص بك (المزيد حول هذا لاحقًا في هذا الدليل). بعد ذلك ، يمكنك البدء في إعداد الحدث الخاص بك للحضور.

نظرًا لأن الحدث عبر الإنترنت تمامًا ، يجب أن تفكر في الرحلة الكاملة التي سيأخذها الحاضرون بمجرد التسجيل. وهذا يشمل تسجيل الدخول، والدخول في البيئة الافتراضية، ومشاهدة الندوات عبر الإنترنت، وزيارة أكشاك افتراضية، الخ

يمكن أن يكون تخطيط وتنفيذ حدث افتراضي تجربة عملية للعديد من منظمي الأحداث ويمكن لمخطط الحدث الافتراضي هذا مساعدتك في التغلب على العاصفة وتصميم حدث ملحمي.

ميزات الحدث الافتراضي للنظر فيها

يمكنك اختيار عدد من الميزات لحدثك الافتراضي لإضافة قيمة للحضور والمتحدثين والعارضين. يمكنك إضافة لوبي خارجي أو داخلي ، وقاعة للجلسات ، وميزات الشبكات مثل الدردشة ، والشبكات المكانية ، والموائد المستديرة ، وقاعات العرض الافتراضية ، إلخ.

يعتمد اختيار ميزات الحدث الافتراضي التي يجب إضافتها إلى حدثك على نوع الحدث وأهدافه. على سبيل المثال ، يجب أن يكون لحدث المعرض التجاري الافتراضي قاعة عرض وربما بعض ميزات التجارة الإلكترونية ومؤتمر افتراضي يجب أن يكون له تجربة ندوة عبر الإنترنت غامرة ، إلخ.

تتضمن بعض أهم الميزات التي يجب مراعاتها ما يلي:

• بيئة افتراضية (ردهة، قاعة عرض، قاعة محاضرات، إلخ.)
• ندوات عبر الإنترنت أو قاعات محاضرات افتراضية
• ميزات التواصل (الدردشة، الطاولات المستديرة، التواصل المكاني، إلخ.)
• التكامل مع أدوات التسويق، وأنظمة إدارة علاقات العملاء، وأنظمة تتبع المتقدمين، وما إلى ذلك.
• أدوات تحويل الأحداث إلى ألعاب
• ميزات إمكانية الوصول
• التحليلات المباشرة وما بعد الحدث
• استطلاعات الرأي والمسوحات
• لوحة الوظائف (لأحداث التوظيف)
• عربة التسوق (للمعارض التجارية)
• ميزات إدارة الملخصات (للمؤتمرات)

إعداد حدث شخصي

الآن دعنا ننتقل إلى الأشياء التي ستحتاج إلى القيام بها لإعداد حدث شخصي. القواعد مختلفة تمامًا هنا لأنه لا يوجد شيء يحدث عبر الإنترنت ، باستثناء عملية التسجيل. سيتجمع جميع الحاضرين في مكان مادي ، ويزورون أكشاكك فعلية ، ويشاهدون العروض الحية. لذلك ، فإن عملية تخطيط الأحداث وإدارة الأحداث مختلفة أيضًا.

سوف تحتاج إلى مصدر المطاعم والديكور البائعين، تنظيم مكان، والتفكير في وقوف السيارات والإقامة، وإعداد A / V وأكثر من ذلك بكثير!

اجمع تقنية الحدث الشخصي المناسب

الأحداث الشخصية ليست هي نفسها مثل ما قبل الجائحة وقد غيرت أحدث التطورات التكنولوجية الطريقة التي نستضيفها إلى الأبد. لقد غيرت التذاكر وتقنيات طباعة الشارة وتطبيقات الجوال للأحداث ومعدات تسجيل الوصول اللعبة لمنسقي الأحداث. يتضمن التخطيط الشخصي للحدث الآن جمع تقنية الحدث المناسبة لدعمك من خلال تحقيق جميع أهدافك.

فيما يلي بعض أهم أكوام تقنية الأحداث التي يجب أن تفكر في إضافتها إلى حدثك الشخصي التالي:

1. معدات تسجيل الوصول

تحدث الأحداث الشخصية في مكان مادي وسيحتاج معظم الحضور إلى تسجيل الوصول الفعلي إلى الحدث في يوم الحدث. وهذا قد يعني طوابير طويلة أو جيش من الأفراد لمساعدتهم من خلال البوابات والتحقق منهم في جلساتهم.

ومع ذلك ، يمكن لمنظمي الحدث جعل كل ذلك أكثر بساطة من خلال معدات تسجيل الوصول. العملية برمتها سلسة حيث أن كل ما يتطلبه الأمر هو فحص بسيط. علاوة على ذلك ، يمكن لمنظمي الأحداث التقاط واسترداد العملاء المتوقعين في الموقع من خلال فحوصات تسجيل الوصول هذه والحصول على مزيد من البيانات حول سلوك الحضور ومشاركتهم.

2. طباعة الشارة

يمكن للحضور الذين سجلوا في حدث في الموقع مسح رمز الاستجابة السريعة الفريد لطباعة شاراتهم في الموقع في وقت الحدث. المسح سريع ويتم طباعة الشارة على الفور لتقليل أي خطوط في مكتب التسجيل. يمكن أن تكون الأحداث الشخصية مؤلمة لإدارتها ، ولكن يمكن أن تساعد معدات طباعة الشارة والمسح الضوئي في تقليل الحمل من الفريق في مكتب الاستقبال!

3. تطبيقات الأحداث المحمولة

يمكنك جعل الحدث الشخصي الخاص بك أسهل للتنقل وأكثر تفاعلية للحضور من خلال تضمين تطبيق جوال للحدث. يمكن أن يساعد تطبيق الهاتف المحمول الحضور على إلقاء نظرة على جدول أعمال الحدث لهذا اليوم والحفاظ على تقويم شخصي.

يمكنهم معرفة مكان كل كشك من خلال خطة أرضية تفاعلية ، واستخدام ماسح رمز الاستجابة السريعة لطباعة الشارة ، ومشاركة بطاقات الاتصال الخاصة بهم بسلاسة من خلال التطبيق.

يمكن أن يكون تطبيق الهاتف المحمول الخاص بالحدث أيضًا طريقة رائعة لمنظمي الحدث للحفاظ على تفاعل الحاضرين. يمكنهم إرسال إشعارات الدفع لإعطاء معلومات أو تحديثات مهمة للحضور ، وتضمين أدوات التلعيب مثل مطاردة QR للزبالين ، والسماح للمستخدمين بالدردشة مع بعضهم البعض من خلال التطبيق.

إعداد الأحداث المختلطة

أدوات A / V

تحتاج إلى التأكد من أن كلا الحضور لديهم وصول مماثل إلى محتوى الحدث مثل الجلسات المباشرة والمقصورات وما إلى ذلك. وبالتالي فإن إعداد A / V الموثوق به وبرنامج البث هو أهم أجزاء إعداد حدث هجين. قد تحتاج إلى التحدث إلى مجموعة من البائعين المختلفين قبل إجراء المكالمة النهائية حيث يمكن للكثيرين الركوب عليها. الموثوقية والتسعير كلاهما بنفس القدر من الأهمية.

ميزات التواصل

أحد أكبر التحديات لاستضافة حدث هجين هو التأكد من أن الحضور الافتراضيين والشخصيين لديهم فرصة للتواصل مع بعضهم البعض والشعور بأنهم جزء من نفس الحدث. لذلك ، من المهم إضافة بعض ميزات الشبكات التي تسد الفجوة بين كلا النوعين من الحضور. يمكنك إضافة صالات الشبكات أو السماح للحضور الشخصي وعبر الإنترنت بالدردشة مع بعضهم البعض من خلال تطبيق جوال ، إلخ.

المكافأة: إضافة ميزات إمكانية الوصول إلى الويب

عند إعداد حدث هجين أو افتراضي ، يجب أن تفكر في إضافة ميزات إمكانية الوصول إلى الويب لجعل حدثك أكثر شمولاً لجميع الجماهير. يمكن أن يكون هناك العديد من الحاضرين الذين تم تشخيصهم بضعف البصر أو السمع ، ADHD ، أو أمراض أخرى. لا تريد أن تفوتك جعل الحدث متاحًا لجميع أعضاء الجمهور هؤلاء أيضًا.

ما هي ميزات إمكانية الوصول إلى الويب؟

ميزات إمكانية الوصول هي تحسينات إضافية يمكنك إجراؤها على منصة الحدث الخاصة بك والتي تسمح للحضور ذوي الإعاقة أو الأمراض بالبقاء قادرين على المشاركة الكاملة.

بعض الميزات التي يمكنك تضمينها لإمكانية الوصول إلى الويب المتقدمة هي:

• قارئ الشاشة
• مكبر النص
• نسخ الفيديو
• الترجمات
• دعم متعدد اللغات
• سمات Alt للصور
• التنقل عبر لوحة المفاتيح

إليك دليل كامل لاستضافة الأحداث
التي يمكن الوصول إليها والتي يمكن أن تساعدك في اختيار الميزات المناسبة لإضافتها إلى حدثك الافتراضي أو الهجين.

الفصل 4: منصات إدارة الفعاليات

تخطيط وإدارة الأحداث أسهل بكثير مع منصة إدارة الأحداث والأدوات لمساعدتك على طول الطريق. ستكون معظم المهام في قائمة تخطيط الأحداث الخاصة بك قابلة للتنفيذ بسهولة إذا اخترت منصة إدارة الأحداث من البداية إلى النهاية.

يمكن أن تساعدك هذه المنصات من اليوم الأول من عملية التخطيط للحدث إلى المكالمة الستارية. حتى أن بعضها سيتضمن ميزات لاستخلاص المعلومات بعد الحدث لتلخيص ما سار على ما يرام أو يمكن تحسينه.

يجب أن تكون منصات إدارة الأحداث قادرة على مساعدة المنظمين على إدارة كل جانب من جوانب الحدث. وهذا يشمل تخطيط الحدث، وإعداد، والتسويق، وتحقيق الدخل، وجمع ردود الفعل بعد الحدث. ومع ذلك ، هناك العديد من الخيارات المختلفة ، واختيار منصة إدارة الأحداث التي تناسب احتياجاتك يمكن أن يكون نقطة الاختلاف بين الحدث الملحمي وغير الناجح.

كيفية اختيار منصة إدارة الأحداث

قبل اختيار منصة إدارة الأحداث ، هناك عدد معين من الأشياء التي يجب عليك مراعاتها. يجب أن تكون المنصة قادرة على تلبية جميع متطلباتك ومساعدتك على تحقيق أهداف الحدث الخاص بك. إذا لم تكن متأكدًا من المعايير التي يجب أن تبحث فيها ، فإليك بعض الاعتبارات المهمة:

1. تقييم الميزات

عندما تضع أهداف الحدث في الاعتبار ، تحتاج إلى الحكم على ما إذا كانت المنصة التي قمت بها في القائمة المختصرة تحتوي على جميع قدرات تخطيط الأحداث هذه. يجب ألا تختار منصة تفتقر إلى بعض الميزات الأكثر حيوية المطلوبة لتشغيل حدث ناجح. خلاف ذلك ، قد تضطر إلى التبديل بين بعض أدوات تخطيط الأحداث المختلفة لتحقيق نفس النتيجة.

بعض الميزات المطلقة التي يجب أن تحتوي عليها لمنصة إدارة الأحداث هي:

• تسجيل الأحداث وإصدار التذاكر
• إدارة الأجندة
• إدارة الحضور
• ميزات التسويق
• تحليلات الأحداث وإعداد التقارير
• الدعم في الموقع

2. التركيز على قدرات التخصيص

ستحتاج معظم الأحداث إلى منصة لإدارة الأحداث قابلة للتخصيص لمساعدتهم على تحقيق ما يريدون. لا يريد منظمو الحدث أن يكونوا عالقين مع منصة غير قادرة على التحول وفقًا لاحتياجاتهم. يمكن أن يكون هناك فرق كبير بين التخصيص والتكوين ، ومعظم المنصات في السوق تقدم فقط قدرات تخصيص محدودة.

3. ضع في اعتبارك سهولة الاستخدام

يجب أن تكون مستعدًا لأن ليس كل الحاضرين أو الموظفين سيكونون بارعين في التكنولوجيا. لذلك ، من المناسب اختيار أداة إدارة الأحداث وتخطيط الأحداث مريحة وسهلة الاستخدام للجميع. لا تريد أن ينتهي بك الأمر إلى قضاء نصف وقتك في إجراء جلسات تدريبية أو عروض توضيحية.

4. اختر منصة صديقة للجوّال

من أجل جعل الحدث الخاص بك سهل الوصول ومريحًا للحضور للجميع ، يجب أن تفكر في اختيار منصة صديقة للجوال. قد يعني هذا إضافة تطبيق قوي لأحداث الجوال إلى تجربة الحدث الخاصة بك أو ببساطة التأكد من إمكانية الوصول إلى الجلسات أو الميزات الأخرى عبر متصفح الجوال.

5. ابحث عن إمكانيات التكامل

يجب أن تكون منصة إدارة الأحداث التي تختارها قادرة على التكامل مع الأدوات والبرامج الشائعة الأخرى التي تستخدمها بالفعل كمنظم للحدث. يمكن أن تتضمن بعض عمليات الدمج المهمة CRMs مثل Hubspot أو ATS software مثل BambooHR أو أدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني مثل MailChimp ، إلخ. يمكن لعمليات الدمج تسهيل عملية التخطيط ويمكنك نقل البيانات مباشرة من برنامج تخطيط الأحداث إلى هذه الأدوات.

6. ضع في اعتبارك نقطة السعر

وغني عن القول أن خطوات تخطيط الحدث الخاص بك يجب أن تضع في اعتبارك دائمًا الميزانية التي تعمل بها. لذلك ، بدلاً من إنفاق المزيد من المال على الميزات التي لا تحتاجها حتى ، يجب عليك دائمًا التفكير في الخيار الذي يخدم أفضل قيمة لأموالك. يمكن لمعظم منصات تخطيط الأحداث تخصيص خطة تناسب أهداف الحدث الخاص بك وتناسب ميزانيتك.

7. اجعل خدمة العملاء أولوية

اختر منصة تخطيط الأحداث التي تضع العملاء أولاً وستتأكد من تلبية جميع احتياجاتك. غالبًا ما يتم تجاهل خدمة العملاء ولكن يمكن أن تكون أكبر نقطة اختلاف بالنسبة لك. كلما اخترت منصة ، اقرأ المراجعات من العملاء على مواقع الويب الخارجية والمحايدة مثل G2 و Capterra لاتخاذ قرار مستنير.

8. ابحث عن ميزات إعداد التقارير القوية

يمكن لمنظمي الأحداث في كثير من الأحيان التقليل من أهمية تحليلات الأحداث وبيانات الحضور. يمكنك الحصول على الكثير من الإجابات إذا ركزت على ما أعجب الحاضرين أو لم يعجبهم. يمكن لسلوك الجمهور خلال الحدث وبيانات التغذية الراجعة بعد الحدث أن يقدم رؤى كمية وقابلة للتنفيذ لزيادة تحسين الحدث الخاص بك. لذلك ، يجب أن تكون منصة إدارة الأحداث التي تقدم تقارير وتحليلات مفصلة أولوية رئيسية لاستخلاص المعلومات بعد انتهاء الحدث.

9. الاستفادة من قدرات الذكاء الاصطناعي

لا يكتمل أي برنامج أو أداة بدون تكاملات إضافية مدعومة بالذكاء الاصطناعي. يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي منظمي الأحداث خلال معظم خطوات تخطيط الأحداث ويجب أن يكون شيئًا تبحث عنه. على سبيل المثال ، تقدم PalmFairs مساعد تسويق ذكاء اصطناعي قوي يمكنه مساعدتك في كتابة نسخة للحملات التسويقية ووسائل التواصل الاجتماعي والبيانات الصحفية والصفحات المقصودة في غضون بضع دقائق.

10. فرص تحقيق الدخل والرعاية

معظم الأحداث لديها عائد استثمار أو هدف الإيرادات الذي يريدون تحقيقه ويمكن أن تكون الرعاية وسيلة رائعة للقيام بذلك. يجب أن تكون منصة إدارة الأحداث والاستضافة قادرة على تقديم فرص رعاية واسعة حتى تتمكن من تحقيق الدخل من بعض جوانب الحدث الخاص بك. قد تكون هذه هي القدرة على إنشاء علامة تجارية مخصصة للأكشاك أو اللوبيات ، واستضافة المحتوى المدعوم ، وتوفير العقارات التسويقية لرعاةك ، إلخ.

11. ضع في اعتبارك قابلية توسيع المنصة

يمكن أن يكون للحدث 100 من الحضور أو 10,000 ، ويجب أن تكون المنصة التي تختارها قادرة على التعامل مع كلا السيناريوهين بسلاسة. يمكنك استضافة أحداث بأحجام مختلفة ويجب أن تكون منصة تخطيط الأحداث وإدارتها قادرة على التوسع معك دون التضحية بالجودة.

يمكنك تبسيط تخطيط الأحداث عن طريق اختيار منصة إدارة الأحداث التي تقدم ميزات الكل في واحد. وهذا يقلل من الحاجة إلى القفز إلى أدوات مختلفة مختلفة لتخطيط الأحداث أو إدارة المحادثات مع بائعين متعددين في وقت واحد. إنه أفضل رهان لك حيث يمكنك توفير الوقت والمتاعب وتبسيط جميع مهام سير العمل الخاصة بك. يمكن لمنصة إدارة الأحداث الكل في واحد أن تساعدك على توجيه جميع أصحاب المصلحة إلى منصة واحدة وتقليل الفوضى في تخطيط الحدث.

اختيار منصة إدارة الأحداث عند التخطيط لحدث

يمكننا مساعدتك في تضييق نطاق بحثك عن طريق تسمية أفضل منصات إدارة الأحداث في السوق جنبًا إلى جنب مع إيجابياتها وسلبياتها. الكشف الكامل عن أن هذه ليست قائمة شاملة ويجب عليك فحص خياراتك وفقًا لاحتياجاتك الخاصة.

تأكد من فهم ما تبحث عنه بشكل كامل في حل تخطيط الأحداث والاختيار فقط المنصات التي ستحقق أهداف الحدث الخاص بك. اقرأ دائمًا جميع مراجعات G2 و Capterra لحلول إدارة الأحداث التي تفكر فيها.

هناك الكثير من المعلومات هناك ويمكنك بسهولة العثور على الحل المناسب لشركتك وحدثك. يمكنك الاستفسار من أقرانك في الصناعة عن الإحالات. ولكن الأهم من ذلك ، بمجرد الانتهاء من قائمة مختصرة ببعض الخيارات ، قم بحجز عرض توضيحي للحصول على وضوح حول ما يقدمه الحل.

نصيحة: حتى لو كانت لديك فكرة واضحة عن أهداف الحدث الخاص بك وما تبحث عنه في منصة تخطيط الأحداث ، فلا يزال هناك مجموعة من الخيارات للاختيار من بينها. اقرأ دليل أفضل منصات إدارة الأحداث لدينا لوزن الإيجابيات والسلبيات واختر الخيار الأفضل لنفسك.

الفصل 5: كيفية تسويق حدثك مثل المحترفين

يعد التسويق الفعال للحدث أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت تريد نشر الكلمة حول حدثك. ربما تكون قد أنشأت أفضل قائمة للتخطيط
السهل للحدث، ولكن إذا لم تنجح في تنفيذ جميع جهودك التسويقية، فقد تذهب كل هذه الجهود سدى. يمكن أن تساعدك منصة إدارة الحدث
التي تختارها أيضًا في إنشاء حملات تسويقية تجذب المزيد من الحضور.

هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها أثناء التخطيط لحدث ما لتعزيز جهودك التسويقية وخلق ضجة حول حدثك. فيما يلي
بعض الخطوات المهمة التي يجب اتخاذها عندما تبدأ للتو.

1. بناء صفحة الهبوط الحدث

يعد التسويق الفعال للحدث أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في نشر كلمة حول الحدث الخاص بك. ربما تكون قد أنشأت أفضل قائمة لتخطيط الأحداث السهلة ، ولكن إذا لم تتخلل جميع جهودك التسويقية ، فقد يذهب كل ذلك دون جدوى. يمكن أن تساعدك منصة إدارة الأحداث التي تختارها أيضًا في إنشاء حملات تسويقية تجذب المزيد من الحضور.

هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها أثناء التخطيط لحدث ما لتعزيز جهودك التسويقية وخلق ضجة حول الحدث الخاص بك. فيما يلي بعض الخطوات المهمة التي يجب اتخاذها عندما تبدأ للتو.

ستحتاج جميع المواد التسويقية التي تنشئها إلى قنوات التوزيع الصحيحة وإلا فلن يحدث أي فرق. يمكن أن تكون قنوات التوزيع
المثالية لجهودك التسويقية هي:

• موقع ويب للحدث
• قنوات توزيع سلكية للبيانات الصحفية
• مواقع التواصل الاجتماعي
• الإعلانات المدفوعة
• قوائم توزيع البريد الإلكتروني
• التوزيع المادي مثل منصات الحدث والكتيبات واللافتات وما إلى ذلك.
• أسواق قوائم الأحداث مثل PalmFairs Discover
• مواقع تسويق الطرف الثالث مثل EventBrite وما إلى ذلك.

3. ابحث عن الشراكات المدعومة

الرعايات هي أحد إن أفضل الطرق لزيادة عائد الاستثمار في الحدث، ولكن يمكن أيضًا استخدام هذه الشراكات لجذب المزيد من
الأنظار إلى المحتوى الخاص بك. لا تزال قوة تسويق الحدث الخاص بك من خلال رعاة الحدث والعارضين غير مستغلة. يمكنك أن تطلب
منهم مشاركة كل المحتوى الخاص بك مع جماهيرهم للحصول على مزيد من التعرض والمشاركة في الحدث.

علاوة على ذلك، يمكن للأنشطة التي ترعاها في حدثك مثل جلسة مباشرة أو حدث للتواصل أن تجلب أيضًا المزيد من الزيارات. القاعدة
بسيطة: كلما تحدث المزيد من الأشخاص عن حدثك، زادت فرص زيادة الحضور.

لذا، تأكد من أنك تطلب من الرعاة والعارضين التحدث عن حدثك ومشاركة أكبر قدر ممكن من المعلومات مع جماهيرهم الشخصية. يمكن أن
يؤدي هذا إلى تضخيم نطاق وصولك وخلق صدى أعلى.

4. استكشف التسويق المؤثر

يمكن أن يكون للمؤثرين على وسائل التواصل الاجتماعي تأثير كبير على حضور الحدث الخاص بك. قد يكون التسويق المؤثر أحد أكثر
الفرص نجاحًا أو تفويتًا للعديد من منظمي الأحداث وبالتالي فهو ليس خيارهم الأول للوسيلة. ومع ذلك، فإن المفتاح هو العثور
على المؤثرين المناسبين لحدثك.

على سبيل المثال، إذا كان مؤتمرك يتعلق بالصحة والعافية، فيجب عليك البحث عن المؤثرين في هذا المجال فقط. سيكون لديهم
الجمهور المناسب للتحدث إليه ويمكنهم عرض حدثك أمام أعين المهتمين فعليًا باستهلاك مثل هذا المحتوى.

يُعد تسويق الأحداث مهمة ضخمة في حد ذاتها، وإذا كنت جديدًا في هذا المجال، فربما لا تعرف من أين تبدأ. للحصول على معلومات
تفصيلية، يمكنك قراءة دليل تسويق الأحداث والحصول على جميع
المعلومات التي تحتاجها حول إنشاء خطة تسويق مثالية لحدثك.

الفصل 6: كيفية تحقيق الدخل من حدثك

يعني التخطيط لحدث أيضًا التفكير في كيفية جني الأموال منه. يمكن أن تكون الأحداث مجانية أو مدفوعة الأجر، لكن بيع التذاكر
ليس الطريقة الوحيدة لتحقيق الدخل من حدثك. هناك الكثير من الطرق الأخرى لكسب المال كمنظم أحداث، وسيساعدك دليل تخطيط
الأحداث هذا في إعداد بعضها.

1. احصل على رعاة على متن الطائرة

يجب أن يكون العثور على الرعاة المناسبين جانبًا لا يتجزأ من عملية التخطيط لأي حدث لأنهم يمكن أن يزيدوا من الإيرادات. يمكن إنشاء فرص الرعاية من قبل منظمي الحدث في مجموعة متنوعة من المستويات ، مع خصومات وخدمات خاصة تقدم للمؤسسات التي تؤمن هذه المواقع.

يمكن أن تختلف الميزات ونقاط السعر التي تقدمها كل طبقة. يمكن للرعاة زيادة التعرض الذي تتلقاه علامتهم التجارية من خلال المشاركة إلى حد أكبر.

هذه بعض الاقتراحات لمساعدتك في تقديم المزيد من عروض الرعاية المقنعة إذا كنت عالقًا في الأفكار.

للتأكد من أن الرعاة لديهم مساحة كافية في حدث افتراضي ، يمكن تخصيص تصميمات اللوبي بالكامل. بالنسبة لمواقع الحياة الحقيقية ، يمكنك تحقيق ذلك من خلال إنشاء لافتات وملصقات ومواقف ، إلخ.

يمكن طباعة شعارات الراعي على مواد مثل شارات الحضور.

خلال هذا الحدث ، يمكنك أيضًا توفير الأنشطة التي ترعاها. فكر في ندوة عبر الإنترنت أو البحث عن الكنز كأمثلة.

يمكن إعداد كشك يحمل علامة تجارية في الحدث الخاص بك دون أي تكلفة على الرعاة ، مما يسمح لهم بالتواصل مع الحاضرين وتوليد العملاء المحتملين.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك حد أقصى لمقدار التذاكر المجانية التي يمكنهم الحصول عليها.

بعد انتهاء الحدث، قد يتمكن الرعاة من الاستفادة من الخصومات أو الخدمات التي تقدمها مؤسستك.

2. تجميع العارضين

لا تحتاج إلى التخطيط لمعرض مسبقًا للعمل في أي نوع من الأحداث تقريبًا. إن مرونة وقابلية التوسع لمنصات الأحداث عبر الإنترنت مثل PalmFairs تجعل من السهل دمج قاعات العرض الافتراضية في أي حدث. نظرًا لأنه لا يمكن إضافة قاعة ثانية في اللحظة الأخيرة ، يجب مراعاة هذا الشرط أثناء تنظيم الحدث. قد يكون من الضروري وجود مساحة إضافية للمعرض ، إذا كان الحدث الخاص بك سيعقد شخصيًا أو هجينًا في الطبيعة.

نظرًا لأن كل عارض يجب أن يدفع ليكون جزءًا من الحدث الخاص بك ، فقد يكون استثمارًا يؤتي ثماره في النهاية. سيكون المزيد من العارضين حريصين على عرض بضاعتهم إذا قمت بتوليد المزيد من الاهتمام في الحدث الخاص بك. اخلق شعورًا بالخوف من تفويت (FOMO) بين العارضين في الحدث الخاص بك باستخدام أرقام الحضور ومستويات المشاركة القابلة للقياس من السنوات السابقة.

مساحة المعرض هي مجرد النفقات الرئيسية. يمكنك شحن المزيد للمساحات الكبيرة. بالإضافة إلى ذلك ، سيتحمل كل جناح عارض رسومًا إضافية لأي تخصيصات إضافية. يمكن تأجير أثاث إضافي ، مثل الطاولات والكراسي والمواقف ، للعارضين في الأماكن المادية.

3. التذاكر المتدرجة

قد يكون النهج الأكثر وضوحًا لتحقيق الدخل من الحدث هو أن يدفع المسجلون ثمن التذاكر. يمكن أن تصبح الأمور معقدة ، على الرغم من ذلك ، إذا كنت تنظم حدثًا بهدف جعله في متناول الجميع. هنا هو حيث يمكن تنفيذ مفهوم التسعير المتدرج.

لا يزال بإمكان غالبية ضيوفك الدخول إلى الحدث الخاص بك مع تصريح لا يكلف أي شيء أو رسوم رمزية. من ناحية أخرى ، مع التسعير المتدرج ، يمكنك فرض المزيد على العملاء المحتملين الذين هم على استعداد لدفع المزيد مقابل خدمات إضافية. يمكنك الحصول على مقعد أفضل ، وصندوق وجبات ، ومرطبات ، ومواقف للسيارات ، ومحتوى إضافي ، وسكن ، وأكثر من ذلك مع تذاكر أكثر تكلفة.

4. بيع تذكرة الدخول الكامل

تتوفر بطاقة دخول كاملة للشراء في بعض الأحداث بالإضافة إلى خيارات التذاكر المتدرجة. قد تكون امتيازات VIP الإضافية المتاحة لعدد قليل من الضيوف جزءًا من هذا. أثناء تنظيم الحدث ، فكر في وسائل الراحة التي ترغب في حجزها لأولئك الذين اشتروا بطاقة دخول شاملة. هذا قد يعمل بشكل رائع للحفلات التي تجذب المشاهير. اعتبرها دعوة إلى منطقة الكواليس في الحفل. يمكنك فرض علاوة على فرصة مقابلة هؤلاء المشاهير من خلال تقديم بطاقة دخول كاملة إلى الحدث.

5. بيع مساحة إعلانية في موقعك

يسعى المسوقون باستمرار للحصول على عقارات إضافية لعرض إعلاناتهم. يمكنك استئجار مساحة للإعلانات للشركات والوكالات الإعلانية سواء كان حدثك افتراضيًا تمامًا أو يحدث شخصيًا. الجميع يفوز إذا كان الأشخاص الذين يظهرون هم بالضبط من كانوا يأملون في رؤيتهم. أثناء عملية تخطيط الحدث ، يجب عليك تحديد المناطق ذات الحركة المرورية العالية المحتملة وتخصيص العقارات للإعلان.

يمكن الاتصال بوكالات الإعلان ويمكن اتخاذ الترتيبات اللازمة لاستئجار مساحة إعلانية. ولكن يجب عليك أيضًا توخي الحذر مع الإعلانات ، لأنها يمكن أن تنتقص تمامًا من التجربة التي يتمتع بها الحاضرون في الحدث. يمكنك أن تقرر مدى كبر أو صغر مساحة الإعلان ؛ يمكن أن يكون كتيبًا أو حاملًا واحدًا أو يمكن أن يكون لوحة إعلانية كاملة. لا ينبغي إجبار الإعلانات على الحضور ، لذلك من المهم التفكير في طرق مبتكرة لوضعها أثناء تخطيط الأحداث.

الفصل 7: نصائح للإعلان الناجح والفعال التخطيط السهل للحدث

حتى مع وجود ألف قائمة مرجعية ، لا يزال التخطيط للأحداث يمثل تحديًا. أن تكون منظمًا أمر ضروري ، لكن الأخطاء لا مفر منها لأننا بشر. لذلك، بدلا من القلق بشأن كل ما يحتاج إلى القيام به، وجعل استراتيجية واتباع ذلك. يمكن أن يساعدك وجود خطط احتياطية واستراتيجيات الطوارئ في التعامل مع تغييرات اللحظة الأخيرة أيضًا.

نصائح التخطيط للحدث للأحداث الافتراضية

إنشاء ورقة عمل تخطيط الحدث

قم بتضمين كل خطوة من العملية ، من البروفة الأولى إلى القوس الأخير ، في جدول بيانات تخطيط الحدث الخاص بك. عدم القدرة على ملاحظة تأثير ملموس هو واحد من أكثر الجوانب المحبطة لإنتاج حدث حصري للمشاهدين عبر الإنترنت. لهذا السبب ، قد تجد أنه من الصعب وضع نفسك في مكان الحضور وقد تصبح مشتتًا. لهذا السبب ، من الجيد استخدام ورقة تخطيط الأحداث ونموذج قائمة التحقق من الأحداث للحفاظ على تنظيم نفسك وضمان أن الحدث هو الذي سيتذكره الجميع.

ضع طاقتك في صنع تجارب ممتصة

إذا لم يفكر مخططو الحدث في تجربة الحضور بدقة ، فقد تكون الأحداث الافتراضية والأنشطة عبر الإنترنت ناجحة أو غير ناجحة. يجب أن يكون هدفك الأساسي هو جعل الحدث تجربة لا تنسى لضيوفك. ناقش الطرق المحتملة لإبقاء الضيوف مهتمين بفريقك أثناء التخطيط للحدث. يمكن أن يؤدي دمج المزيد من الاختبارات وأحداث التواصل وعناصر التلعيب الأخرى إلى إبقاء الجميع مشاركين.

اترك الوباء خلفك

أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الأحداث الافتراضية تحظى حاليًا بشعبية كبيرة هو أن تخطيط الأحداث وإدارتها كانا كارثة كاملة خلال الجائحة. وعلى الرغم من مرور الجائحة، يبدو أن هناك اهتمامًا مستمرًا بالمشاركة في التجمعات عبر الإنترنت.

كما يجب على مخططي الأحداث وضع الجائحة في الماضي والنظر في الأحداث الافتراضية كحل محتمل، وليس الوحيد. في حدث افتراضي، يمكن للمنظمين توعية الحضور والاستفادة من الميزات التي تتجاوز الجائحة.

استمع إلى الجمهور

إن التواصل العاطفي مع جمهورك الافتراضي ليس دائمًا أمرًا سهلاً ، ولكنه غالبًا ما يكون حاسمًا لنجاح الحدث الخاص بك. لمعرفة ما يهتم به الحاضرون أكثر ، يمكنك إلقاء نظرة على الندوات عبر الإنترنت أو الأكشاك التي حظيت بأكبر قدر من المشاهدات. كما ينبغي تضمين تصنيفات الويبينار واستطلاعات التعليقات وغيرها من الأدوات المماثلة لجمع التعليقات.

نصائح تخطيط الحدث للأحداث الشخصية

كن مستعدًا للأسوأ

لقد تركك تخطيط الحدث المضني الخاص بك تأمل في الأفضل ، ولكن يجب أن تكون مستعدًا أيضًا للأسوأ. في حين أن هذا صحيح بغض النظر عن نوع الحدث ، فقد يكون من الصعب بشكل خاص حل المشكلات أثناء الأحداث المباشرة. نتيجة لذلك ، يجب أن تكون مستعدًا دائمًا لخطة احتياطية وأن تفكر في جميع الحلول المحتملة في وقت مبكر من عملية تخطيط الأحداث. المفتاح لتحويل كارثة كاملة إلى نكسة صغيرة هو التفكير بسرعة على قدميك والتوصل إلى حلول مبتكرة.

احصل على المكان المناسب

عند التخطيط لحدث شخصي ، يعد العثور على مكان مناسب أمرًا بالغ الأهمية. اختر الموقع المثالي من خلال التفكير الدقيق في كل التفاصيل. أثناء اختيار مكان ، من المهم التفكير في عدد من العوامل ، بما في ذلك الموقع ، ومقدار المساحة التي تحتاجها ، وعدد الغرف وأماكن وقوف السيارات ، والميزانية.

الاستفادة من تكنولوجيا الأحداث الشخصية

العالم لقد غيرت التكنولوجيا طريقة استضافة الأحداث، وكانت تقنية الأحداث الشخصية هي التي أدت إلى هذه الثورة. إذا كنت تخطط
لحدث ما، فيجب عليك النظر في جميع التقنيات الجديدة المبتكرة التي يمكنك دمجها فيه. يمكن لأشياء مثل تطبيق مسح الشارة السهل
عند مكتب تسجيل الوصول أو تطبيق الحدث المحمول أن يحسن بشكل كبير من تجربة الحضور. علاوة على ذلك، يمكن أن يؤدي الاعتماد على
التكنولوجيا أيضًا إلى تقليل بعض عبء العمل من موظفيك وتبسيط تخطيط الحدث.

نصائح تخطيط الحدث للأحداث الهجينة

جمع كل الجماهير معًا

يعد سد الفجوة بين الحضور عبر الإنترنت والحضور الشخصي أحد أكبر التحديات في تخطيط الأحداث واستضافة الأحداث. يجب أن تضمن أن كلا المجموعتين لديهما تجارب قابلة للمقارنة وتشعران بأنهما جزء من نفس الحدث.

اجعل من الممكن للجمهورين التفاعل مع بعضهما البعض من خلال تضمين ميزات الشبكات. هناك طريقة أخرى لجعل الأمور أكثر انسجامًا وهي استخدام التلعيب الذي يمكن الوصول إليه لكل من الحضور عبر الإنترنت والشخص.

دمج مجموعة أدوات التكنولوجيا الخاصة بالحدث

يمكن أن يكون التخطيط لحدث هجين ، والذي يتطلب الاهتمام بالتفاصيل عبر الإنترنت والشخصية ، كثيرًا للتعامل معه. نتيجة لذلك ، يجب أن تكون منصة إدارة الأحداث الخاصة بك قادرة على التواصل مع كومة التكنولوجيا التي تستخدمها حاليًا. للحصول على تجربة سلسة لتخطيط الأحداث وإدارتها ، يمكن أن يتضمن ذلك أدوات التسويق أو أنظمة إدارة علاقات العملاء أو أنظمة تتبع المتقدمين.

الفصل 8: نصائح ما بعد الحدث لمنظمي الحدث

بعد انتهاء الحدث ، يعتقد غالبية المخططين أن عملهم قد انتهى. ومع ذلك، أخشى أن يكون هذا قرارا كارثيا!

يعد الفشل في إجراء تحليلات ما بعد الحدث واستخلاص المعلومات في أعقاب الحدث مباشرة إشرافًا كبيرًا. في حين أن المعلومات لا تزال حديثة، سوف تكون قادرة على استخلاص استنتاجات أكثر دقة من التعليقات والخبرات. لمساعدتك في التخطيط لما يجب القيام به بعد الحدث ، إليك بعض التلميحات المفيدة.

1. جمع ملاحظات الحضور

يمكنك البقاء على اطلاع على الأشياء من خلال الحصول على تعليقات من الحضور أثناء حدوث الحدث. من ناحية أخرى ، يمكن أن يكون جمع التعليقات بعد الحدث جانبًا أكثر أهمية في إدارة الأحداث. يمكن أن يوفر لك هذا معلومات أكثر تحديدًا حول كيفية سير الحدث لكل مشارك وما فكروا فيه.

يجب عليك تضمين استطلاعات الرأي والاستطلاعات بعد الحدث للحصول على تعليقات في قائمة التحقق من تخطيط الأحداث الخاصة بك. أنت تخاطر بفقدانك إذا لم تقم بالتحضيرات في وقت مبكر.

2. التعمق في تحليلات الحدث

يمكن أن تستفيد اجتماعات الفريق التي تعقد بعد الحدث بشكل كبير من الرؤى القابلة للتنفيذ التي توفرها تحليلات الأحداث المباشرة. عندما تقوم أنت وفريقك بتنظيم حدث في المستقبل ، يمكن أن تكون بمثابة أساس. سيستفيد الحضور من فهم أكثر تعمقًا يمكنك تحقيقه من خلال تحليل شامل لهذه التحليلات.

الآن بعد أن أصبح لديك كل هذه المعلومات ، يمكنك استخدامها لإعداد الأحداث المستقبلية عند التخطيط لها. لا يوجد بديل عن المعرفة المباشرة للديموغرافية المستهدفة ، والاستراتيجية القائمة على البيانات هي أفضل رهان لك للقيام بذلك. لجعل الحدث التالي أفضل ، يمكنك اختيار واختيار ما يجب تضمينه وما يجب تركه.

3. بناء مجتمع دائم

من المهم إنشاء مجتمع حول تخطيط الأحداث واستضافة الأحداث إذا كنت تفعل ذلك بشكل متكرر. يمكن لأي شخص من أصحاب المصلحة الحاليين إلى الحضور الجدد المحتملين أو المتحدثين أو الرعاة أو منظمي الفعاليات أن يندرج ضمن هذه الفئة. قد تكون قد فقدت متابعًا محتملًا عندما يغادرون الحدث الخاص بك دون إنشاء اتصال مع منظم أو متابعة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك.

نتيجة لذلك ، تعرف على ضيوفك على مستوى أكثر حميمية وقم بتضمينهم في مجتمع أكبر حتى يتمكنوا من الترابط. لا تدع ضيوفك يذهبون! اجعل الأشخاص يقومون بأحد الأشياء الثلاثة: اتبع صفحة الحدث الخاصة بك للحصول على التحديثات ، أو تسليم بطاقات العمل الخاصة بهم ، أو الانضمام إلى مجموعة Facebook.

سحب الأحداث التي لا تنسى بمساعدة منصات التخطيط والإدارة

لا أحد يواجه الكثير من المتاعب كما كنت تحاول معرفة كيفية تنظيم وتنفيذ حدث لا تشوبه شائبة. إن التنظيم الجيد أمر بالغ الأهمية طوال عملية التخطيط للحدث برمتها ، لأنه مشروع ضخم. لقد تناولنا بعض الأسئلة الهامة المتعلقة بتخطيط الأحداث واستخدام تكنولوجيا الأحداث. ملخص موجز لمحادثتنا هو كما يلي:

• ابدأ على القدم اليمنى باستخدام قالب مخطط الحدث ودليل التخطيط المفيد هذا. استثمر في منصة شاملة لإدارة الأحداث إذا كنت تريد أن يكون الحدث الخاص بك مخططًا جيدًا ومنفذًا.
• تسهيل التسجيل عبر الإنترنت وشخصيا والتذاكر. استفد من تطبيق الهاتف المحمول لتسريع إجراءات مثل تسجيل الوصول والتنقل في الأحداث ، وتوفير لوحة معلومات للحدث لإدارة جميع جوانب الحدث الخاص بك.
• يجب أن تعطي الأولوية لإيجاد منصة مع خدمة العملاء من الدرجة الأولى التي ستكون هناك بالنسبة لك في كل خطوة على الطريق.

حدد موعدًا تجريبيًا معنا إذا كنت مهتمًا برؤية كيفية عمل حل إدارة الأحداث لدينا.

الأسئلة الشائعة